КАК РЕШАТЬ СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ ВМЕСТЕ

ПЕРЕХОД К МЯГКОМУ МЕНЕДЖМЕНТУ

У вас много проблем, а думать приходится одному? Это особое ощущение, когда не знаешь, как поступить, а ошибка может погубить бизнес или проект – оно ваше?

Где взять такого мудреца, который бы подсказал и научил? Лидерство и мотивация – вы устали от этих слов, они не про вашу ситуацию. Вам хочется просто решать сложные вопросы вместе, иметь поддержку и дельный совет, заинтересованность, наконец.

Прочитайте простые правила организации решения группой, они помогут разрешать сложные вопросы вместе с вашими сотрудниками, партнёрами, коллегами или друзьями и перейти к мягкому менеджменту.

Шаг 1. ПЕРЕГОВОРИТЕ С ЛЮДЬМИ.

Переговорите с максимальным количеством людей неформально по поводу темы собрания.

Что нужно в первую очередь? Решение принимать вам, желательно после того, как переговорите с максимальным количеством людей неформально. Если нет плана, то вам в первую очередь нужно понимание всего процесса и составление приблизительного плана.

Начиная новый проект, совсем новый или своё направление внутри уже существующего, многие стесняются звать в него других людей, пока проект ещё сырой, пока человек ещё сам не понимает, как он должен быть запущен. Но без поддержки окружающих новый проект не запустишь, даже если его ведёт только один человек, например, малый предприниматель.

Обговаривание своих идей с другими людьми – важная часть процесса. Не стоит ожидать многого, когда предлагаете другим свои идеи. Говорите спасибо, если кто-то какое-то время будет участником процесса. Во время обсуждения становится понятным, что другие принимают, а что нет. Часто в таких диалогах засвечиваются узкие места, становятся ясны первоочередные задачи. Даже сам факт отстаивания своей ещё пока сырой идеи придаёт её хозяину дополнительную уверенность. В таких диалогах идея может трансформироваться, стать разделённой между сподвижниками или разбиться на кусочки, для реализации по частям.

Чего же хочется от группы людей при обсуждении своей идеи? Получить постоянную поддержку, возможность обсудить трудный вопрос и получить дельный совет, разделить с кем-то ответственность, и при этом не доставать особо никого своими просьбами и мечтами.

В этой статье описаны именно такие перспективы, когда люди начинают заинтересовываться процессом, бизнесом или проектом. Они становятся  помощниками, участниками или группой поддержки, дают дельные советы и просто новый взгляд со стороны.

Шаг 2. СОЗОВИТЕ УЧАСТНИКОВ

– Объявите тему и цель собрания, возможное время и место, можно онлайн

В начале, собирая собрание, довольно часто допускается одна ошибка. Инициатору собрания кажется, что все понимают, зачем все собрались, что все думают над тем же очень важным вопросом, что и он. А минут через 30 или через час, даже перспективный деловой партнёр может сказать: «Я не для этого сюда пришёл, чтобы всех выслушивать по одному и тому же вопросу». Поэтому очень важно даже очевидную цель собрания: установление дежурства, распределение ресурсов, согласование планов и т.д. объявить всем, написать на листочке не меньше, чем А4, и прикрепить на видном месте вертикально. Это надо для того, чтобы «мои мысли мои скакуны» не разбежались. Кроме того, теперь ведущий будет с полным правом показывать на цель собрания и возвращать участников в русло обсуждения.

И здесь не о лидерстве и мотивации, когда лидер всё знает лучше других и всех ведёт за собой. Мы описываем обычную ситуацию, когда особых умников или решительных нет, а дело делать надо. Поэтому для начала, позовём участников, это наши коллеги, друзья или родственники. Главное, чтобы они согласились не критиковать. Для критиков будет отдельная миссия. На следующий день при желании с глазу на глаз они смогут покритиковать решение, поискать как его улучшить, и как заблокировать неудачи.

Шаг 3. НАЧАЛО СОБРАНИЯ.

Приветствие, оглашение темы и цели Мотивация на работу Пятиминутка энерджайзинга

  Начните процесс взаимодействия с чего-то хорошего. Может, каждый захочет сказать несколько приятных или смешных слов, сделать весёлую зарядку или поделиться печеньем? Кстати, чай приветствуется.

Шаг 4. УСТАНОВИТЕ ПРАВИЛА И ВЫБЕРИТЕ ВЕДУЩЕГО

Установите правила по предложениям участников группы.

Основные правила: 1. Наличие ведущего 2. Регламент 3. Отсутствие критики

• 

Конечно, можно правила не устанавливать, однако тогда вы всё равно будете тратить 90% времени на выяснения, кто за кем говорит, как долго и каким тоном, и вообще, зачем все собрались. Поэтому лучше правила установить. Просто скажите всем собравшимся: «Давайте установим регламент, предлагайте». А потом спросите, какие ещё правила нужны для обсуждения главного вопроса.

На первых порах вы будете ответственны за то, чтобы взять маркер и записать предложенные правила и тоже вывесить их на всеобщее обозрение. А потом это может делать очередной ведущий. Кстати, и ведущим на первом и втором собрании вам тоже придётся побывать, а потом можно предложить любую очерёдность для этой выборной должности. Записав правила, ведущий ещё раз их называет и выясняет, все ли согласны с ним, если нет, правило вычёркивается.

Что ещё делает ведущий? Следит за регламентом, за обсуждением в русле цели собрания, за очерёдностью выступлений. Что будет, если его не избирать? О регламенте все забудут, а на делающих замечания «хоть поверьте, хоть проверьте» будут обижаться или злиться. В том то и фокус правил и ведущего. Если все единогласно приняли правила, а потом ведущий призывает их выполнять, делает замечания, то на него не обижаются, правила, есть правила.

А какие всё-таки могут быть правила? Например, такие:

• избираем ведущего по алфавиту
• регламент выступления- з минуты
•  мобильники выключить
• отпрашиваться перед собранием
• окончить собрание через час
• принимать решение большинством голосов, если нет никого категорически против
• никого не критиковать, говорить только своё мнение о теме собрания

Шаг 5. ЗАПУСТИТЕ ПРОЦЕСС.

Процесс нахождения решения                                                                                                              Каждый говорит по кругу: 1 круг уточняющие вопросы 2 круг свои эмоции 3 круг своё понимание решения

Как это будет происходить

Каждый по кругу говорит своё мнение, если кому-то трудно что-то сказать, можно пропустить очерёдность. Но вообще- то очень сложно описать, что происходит при обсуждении, потому что, если все действуют по правилам, то всегда происходит чудо и рождаются какие –то важные смыслы. Иногда они имеют очень сильное влияние. Это всегда чудо, когда обычные люди, никак не замеченные в креативности и смелости, выдают очень интересные идеи, которые действительно важны и нужны. Физики, как и психологи сговорились, и в унисон называют это явление потоком.

Мы все читали и слышали, а может, и работали в фирмах, где сотрудников вывозят для творческих прорывов за город, нагружают их какими –то физическими нагрузками или наоборот, кормят деликатесами и накачивают кофе. Организаторы для того, чтобы расшевелить сотрудников, заставляют их пускать мыльные пузыри или одевать костюмы героев. Однако в ведении группы главное не это, а отсутствие критики и наличие уважения и регламента. И представить невозможно, какие вершины может покорить человек, если его выслушивать с уважением.

Шаг 6. ПРЕДОСТАВЬТЕ ВЫБОР РЕШЕНИЯ.

Как принять решение: – принимает решение тот, кто поставил цель или запрос; – если решение коллективное, то принимается то, против которого меньше возражений; – обговорить возможности уточнения решения.

О правилах принятия решения надо договориться «на берегу», когда обговариваются все правила. Решение может быть принято большинством голосов или меньшинством, если никто особо не против, единогласно или ваш вариант.

Подсказка 1. Самый идеальный вариант, когда решение принимает тот, кто ставил цель. Именно этот человек на интуитивном уровне понимает, подходит ли какой-то вариант решения или нет.

Подсказка 2. Если вопрос касается всего коллектива, то редко, когда все достигают полного единства мнений. Чтобы не стопорить весь процесс, большинство решений в этом случае можно принять как относительно пригодные, если нет категорически не согласных, а остальные согласны «в общем». Тогда можно оговорить, что время от времени в решения будут вноситься изменения на других собраниях.

Подсказка 3. Ничего страшного, если решение не будет найдено. Значит, или на обсуждение надо больше времени, или вопрос нуждается в прояснении и уточнении.

Шаг 7. ЗАВЕРШИТЕ СОБРАНИЕ

Окончание собрания: – ведущий благодарит всех; – обговаривается время, место тема и цель следующего собрания; – участники по кругу рассказывают о своём впечатлении от собрания одним предложением; – пожелания участников одним словом; – сюрприз)))

• 

В конце желательно, чтобы каждый сказал что-то важное, например, своё впечатление, или что-то хорошее. Ведущий благодарит всех в любом случае.

Видеоролик Тактика организации решения группой